Een factuur lijkt simpel, maar de Belastingdienst stelt strenge wettelijke eisen aan wat er op moet staan. Ontbreekt er een verplicht gegeven, dan is de factuur formeel ongeldig — en kan jouw klant de BTW niet terugvragen. In dit artikel zetten we alle verplichte factuurgegevens op een rij voor 2026, bespreken we de regels voor vereenvoudigde facturen onder €100, leggen we uit wat e-facturering (Peppol) voor jou betekent en geven we een handige validatie-checklist mee.
De factuurvereisten voor Nederlandse ondernemers zijn vastgelegd in artikel 35a van de Wet op de Omzetbelasting 1968 (Wet OB 1968) en de bijbehorende uitvoeringsregeling. Deze wet is gebaseerd op de Europese BTW-richtlijn (2006/112/EG). De eisen gelden voor elke factuur die je uitreikt aan een andere ondernemer (B2B), aan een overheidsinstelling of aan een particulier als je om een factuur wordt gevraagd.
De volgende gegevens zijn wettelijk verplicht op een Nederlandse factuur:
| # | Verplicht gegeven | Toelichting |
|---|---|---|
| 1 | Datum van uitreiking | De dag waarop de factuur is opgesteld of verstuurd |
| 2 | Uniek factuurnummer | Oplopende, unieke nummering per administratie (bv. 2026-001) |
| 3 | BTW-id leverancier | Jouw BTW-identificatienummer (NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers) |
| 4 | BTW-id klant (B2B) | Verplicht bij grensoverschrijdende B2B-diensten; aanbevolen bij binnenlandse B2B |
| 5 | Naam en adres leverancier | Volledige naam (of handelsnaam) en volledig postadres |
| 6 | Naam en adres klant | Volledige naam en adres van de afnemer |
| 7 | Omschrijving dienst/product | Duidelijke beschrijving van de geleverde dienst of het product |
| 8 | Hoeveelheid of omvang | Bijv. 8 uur, 3 stuks, 1 project |
| 9 | Datum van levering/dienst | Wanneer is de dienst verleend of het product geleverd? Mag afwijken van factuurdatum |
| 10 | Maatstaf van heffing per BTW-tarief | Het bedrag exclusief BTW, uitgesplitst per tarief (21%, 9%, 0%) |
| 11 | BTW-tarief en BTW-bedrag | Het toegepaste percentage (21% of 9%) en het berekende BTW-bedrag |
| 12 | Totaalbedrag inclusief BTW | Het eindbedrag dat de klant betaalt |
Bovendien zijn er aanvullende gegevens verplicht in specifieke situaties:
Voor facturen waarvan het BTW-bedrag minder dan €100 bedraagt, mag je een vereenvoudigde factuur uitreiken. Deze factuurvorm is minder streng in de vereisten. De volgende gegevens zijn dan voldoende:
De vereenvoudigde factuur is bedoeld voor dagelijkse handelstransacties met lage bedragen, zoals een kassabon of een parkeerticket. Als ZZP'er gebruik je hem zelden, tenzij je direct aan consumenten verkoopt (bijv. horeca of kleinhandel).
Let op: de vereenvoudigde factuur is niet toegestaan bij intracommunautaire leveringen (EU-grensoverschrijdend), bij verlegging van BTW of bij verkoop op afstand. In die gevallen is altijd een volledige factuur vereist.
E-facturering is het elektronisch uitwisselen van factuurdata in een gestandaardiseerd, machineleesbaar formaat. Dit is niet hetzelfde als een PDF per e-mail — dat is gewoon een digitale versie van een papieren factuur. Echte e-facturering gebruikt een gestructureerd formaat (XML of UBL) dat direct door boekhoudpakketten kan worden verwerkt.
Als je factureert aan Nederlandse overheidsinstanties (rijksoverheid, gemeenten, provincies, waterschappen) ben je per 1 april 2024 al verplicht om te factureren via het Peppol-netwerk. Dit geldt voor alle overheidsopdrachten boven €30 en voor alle aanbestedingen.
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een Europees netwerk voor elektronische documenten. Om via Peppol te factureren heb je nodig:
Voor ZZP'ers die uitsluitend aan particulieren of andere bedrijven factureren is Peppol in 2026 nog niet verplicht. Maar als een deel van je klanten overheidsinstanties zijn, moet je dit geregeld hebben.
De Europese Commissie werkt aan de "ViDA" (VAT in the Digital Age) wetgeving die uiteindelijk verplichte e-facturering voor B2B-transacties in de hele EU invoert. Voor Nederland worden de eerste stappen verwacht na 2028. Voor nu is het niet verplicht, maar het is slim om al te beginnen met e-facturering als jouw klanten hierom vragen.
De volgende fouten komen regelmatig voor bij ZZP'ers en kunnen leiden tot afwijzing van de factuur door de klant of problemen bij de BTW-aftrek:
Het meest gemaakte fout: het OB-nummer (dat het BSN bevat) gebruiken in plaats van het BTW-id. Het OB-nummer begint ook met NL maar bevat je persoonlijk BSN. Gebruik altijd het BTW-identificatienummer dat begint met NL en eindigt op B01 (of hoger).
"Dienstverlening" of "werkzaamheden" is niet voldoende als omschrijving. De Belastingdienst en je klant moeten kunnen begrijpen wat er geleverd is. Schrijf specifiek: "Ontwerp en uitwerking logo inclusief drie revisierondes, periode februari 2026" of "IT-consultancy 14 uur a €85, project X, week 8-9 2026".
De factuurdatum en de datum van levering zijn twee verschillende dingen. Als je in maart een project hebt afgerond maar de factuur in april verstuurt, moet je op de factuur vermelden dat de dienst is geleverd in maart. Dit is relevant voor de BTW-aangifte.
Twee facturen met hetzelfde nummer of een factuurnummer dat niet oplopend is, zijn signalen die een belastingcontrole kunnen uitlokken. Gebruik altijd een gestructureerde, unieke nummering.
Een rekenfout in het BTW-bedrag maakt de factuur ongeldig voor BTW-aftrek door de klant. Controleer altijd: bedrag exclusief BTW × 1,21 = bedrag inclusief BTW bij 21%. En: bedrag exclusief BTW × 0,21 = het BTW-bedrag zelf.
Je mag een factuur niet gewoon opnieuw aanmaken met een correctie. Als je een fout ontdekt op een al verstuurde factuur, stuur je eerst een creditnota (= negatieve factuur) die de originele factuur ongedaan maakt, en daarna een nieuwe, correcte factuur.
Gebruik deze checklist voor elke factuur die je verstuurt:
| Checklist item | Verplicht? |
|---|---|
| Factuurdatum vermeld | Ja |
| Uniek, oplopend factuurnummer | Ja |
| Jouw BTW-id (niet OB-nummer) | Ja |
| Jouw volledige naam en adres | Ja |
| Naam en adres klant | Ja |
| Duidelijke omschrijving dienst/product | Ja |
| Hoeveelheid of omvang (uren, stuks) | Ja |
| Datum van levering | Ja |
| Bedrag excl. BTW per tarief | Ja |
| BTW-tarief en BTW-bedrag | Ja |
| Totaalbedrag incl. BTW | Ja |
| KvK-nummer | Aanbevolen |
| IBAN-rekeningnummer | Aanbevolen |
| Betalingstermijn (bijv. 30 dagen) | Aanbevolen |
Fiskr genereert automatisch volledige, wettelijk conforme facturen op basis van jouw gegevens. Alle verplichte velden worden automatisch ingevuld — geen fouten, geen omissies. Stuur je eerste factuur in drie minuten.
Gratis starten →