Factuur Sturen als ZZP'er: Het Complete Stappenplan 2026
Een factuur sturen lijkt simpel, maar als ZZP'er zijn er regels waar je aan moet voldoen. Een ongeldige factuur kan betekenen dat je klant de BTW niet mag aftrekken - en dat zorgt voor gedoe. Dit stappenplan legt je precies uit hoe het moet.
Wat moet er verplicht op een ZZP-factuur staan?
Volgens de Nederlandse Belastingdienst en de Wet OB 1968 moet een factuur de volgende gegevens bevatten:
Factuurdatum - de datum waarop de factuur is opgemaakt.
Factuurnummer (uniek en oplopend) - bijv. 2026-001, 2026-002. Elk jaar mag je opnieuw beginnen.
Jouw naam en adres - precies zoals geregistreerd bij de KVK.
KVK-nummer - je KvK-inschrijvingsnummer (8 cijfers).
BTW-identificatienummer - format: NL123456789B01. Verplicht als je BTW-plichtig bent.
Naam en adres van de klant - voor bedrijven ook hun BTW-nummer (bij B2B).
Omschrijving van de geleverde dienst of product - duidelijk en specifiek. Bijv. "Webdesign project periode april 2026".
Totaalbedrag incl. BTW - het te betalen eindbedrag, duidelijk vermeld.
IBAN-rekeningnummer en betaaltermijn - standaard 14 of 30 dagen. Vermeld de uiterste betaaldatum.
Factuur sturen in 5 stappen
Stap 1: Verzamel de klantgegevens
Naam, adres, BTW-nummer (bij B2B verplicht). Sla klantgegevens op in je boekhoudprogramma zodat je ze niet elke keer opnieuw hoeft in te voeren.
Stap 2: Gebruik een factuurtemplate of software
Met Fiskr's gratis factuurmaker maak je in 2 minuten een professionele factuur met je logo. Alle verplichte velden staan er automatisch op.
Stap 3: Kies het juiste BTW-tarief
21% voor de meeste diensten. 9% voor specifieke goederen (food, boeken). 0% bij export buiten de EU. Geen BTW als je onder de KOR-regeling valt (<€20.000 omzet).
Stap 4: Stuur de factuur per e-mail als PDF
Stuur altijd een PDF (niet bewerkbaar). Voeg in je e-mail een korte begeleidende tekst toe en geef de betaaltermijn duidelijk aan. Bewaar een kopie voor je eigen administratie.
Stap 5: Volg openstaande facturen op
Betaalt je klant niet op tijd? Stuur na de vervaldatum een vriendelijke betalingsherinnering. Fiskr stuurt automatische herinneringen - zo hoef je er zelf niet achteraan.
BTW-tarieven op je factuur in 2026
Tarief
Van toepassing op
Voorbeelden
21%
Hoog tarief (standaard)
IT, advies, ontwerp, marketing, bouw
9%
Laag tarief
Voedsel, boeken, geneesmiddelen, kapper
0%
Export buiten EU
Diensten/goederen geleverd buiten de EU
Vrijgesteld
KOR / vrijgestelde sectoren
Zorg, onderwijs, <€20k omzet (KOR)
5 veelgemaakte fouten op ZZP-facturen
BTW-nummer vergeten - verplicht als je BTW-plichtig bent. Zonder BTW-nummer is de factuur ongeldig voor BTW-aftrek bij je klant.
Dubbele factuurnummers - elk factuurnummer moet uniek zijn. Bij een controle van de Belastingdienst kan dit voor problemen zorgen.
Geen IBAN vermeld - klanten weten dan niet waar ze naar moeten betalen. Zorg dat je IBAN altijd op de factuur staat.
Onduidelijke omschrijving - "Diensten" is niet genoeg. Wees specifiek: "Website ontwikkeling week 15-18 mei 2026".
Te lange betaaltermijn - gebruik maximaal 30 dagen. Hoe korter de termijn, hoe sneller je betaald wordt. 14 dagen is ideaal voor ZZP'ers.
Maak je eerste factuur in 2 minuten
Fiskr genereert professionele facturen met alle verplichte velden. Gratis plan zonder creditcard.
Ja, dat mag. Zolang alle verplichte vermeldingen er op staan, is een Word-factuur geldig. Het nadeel is dat je handmatig moet bijhouden welke facturen betaald zijn. Boekhoudssoftware doet dit automatisch.
Hoe lang moet ik facturen bewaren als ZZP'er?
Je bent wettelijk verplicht facturen 7 jaar te bewaren. Digitaal bewaren is toegestaan - zolang de facturen leesbaar en ongewijzigd zijn. Maak regelmatig een backup.
Kan ik als ZZP'er ook zonder BTW factureren?
Ja, als je gebruik maakt van de KOR (Kleineondernemersregeling) bij een omzet onder €20.000 per jaar. Je vermeldt dan "KOR-vrijstelling van toepassing" op je factuur. Je mag dan geen BTW berekenen maar ook niet aftrekken.
Wat doe ik als een klant mijn factuur niet betaalt?
Stap 1: Stuur een vriendelijke herinnering per e-mail. Stap 2: Bel je klant op. Stap 3: Stuur een formele aanmaning met 14 dagen extra termijn. Stap 4: Schakel een incassobureau in of stap naar de rechtbank. Fiskr stuurt automatisch herinneringen.